Pourquoi la prise de rendez-vous en ligne va-t-elle révolutionner votre relation client ?

Pourquoi la prise de rendez-vous en ligne va-t-elle révolutionner votre relation client ?

La prise de rendez-vous est, par définition, l’étape initiale du parcours client au sein de votre structure. 

En effet, toute consultation, toute prise en charge médicale, toute intervention chirurgicale débute par une prise de contact de la part du propriétaire afin de fixer un rendez-vous qui convient aux deux acteurs de la relation client : le propriétaire et le vétérinaire.  

Il est donc primordial que cette prise de contact soit rendue la plus aisée possible pour ne pas passer à côté d’opportunités de développer votre clientèle en fidélisant vos clients actuels et en attirant de nouveaux clients grâce à ce service. 

Actuellement, un grand nombre de structures vétérinaires propose encore uniquement une prise de rendez-vous via un appel téléphonique au standard de la clinique. Pourtant, les deux services sont, à l’heure actuelle, réellement complémentaires aux vues des différents profils de propriétaires d’animaux domestiques. Dans quelques temps, la prise de rendez-vous en ligne va même détrôner la prise de rendez-vous par téléphone. 

Voici pourquoi : 

1. Un service ancré dans les habitudes de vos propriétaires 

  • Un service auquel vos clients sont déjà habitués 

Les services de prise de rendez-vous en ligne se sont largement démocratisés ces dernières années, aussi bien pour les rendez-vous d’ordre médical que pour tout type de professions de service comme les coiffeurs, les centres esthétiques, etc...  

Désormais habituées à ce service, les personnes actives préfèrent pouvoir prendre rendez-vous en ligne dans l’immense majorité des cas.  

  • Un service facilitant le quotidien des propriétaires    

Avec ce service, vos clients pourront prendre rendez-vous directement sur leur ordinateur ou leur smartphone quand ils le souhaitent, après avoir terminé leur journée de travail par exemple, y compris en dehors des horaires d’ouverture de la clinique. 

Pour bien des personnes, devoir penser à appeler leur vétérinaire en plein milieu de leur activité, être potentiellement mis en attente quelques minutes avant de pouvoir fixer un rendez-vous si leur emploi du temps concorde avec les disponibilités de la clinique, tout ceci est devenu une contrainte et une source de frustration qu’elles ne souhaitent plus rencontrer.  

De plus, l’accès direct au planning des différents vétérinaires composant la structure permet à vos clients de pouvoir sélectionner rapidement un rendez-vous avec le vétérinaire qu’ils désirent, en comparant leurs plannings mutuels, ce qui serait long et fastidieux par téléphone. 

  • Un service fortement plébiscité  

Déjà en 2017, 67% des propriétaires d’animaux se disaient favorables à la prise de rendez-vous en ligne pour optimiser la mise en relation avec leur vétérinaire1

Aujourd’hui, 50% des rendez-vous sont pris en dehors des horaires d’ouverture et 78% des propriétaires d’animaux qui envisagent une téléconsultation souhaiteraient pouvoir prendre rendez-vous sur Internet2

2. Un élément différentiant pour votre clinique vétérinaire 

  • Un gain de temps pour le personnel de la structure 

Permettre à vos clients de prendre rendez-vous en ligne va engendrer une économie importante de temps d’accueil pour tout le personnel de la clinique. On estime à 2h30 le temps libéré chaque semaine pour vos assistantes. 

Celles-ci, libérées de certaines contraintes téléphoniques, vont pouvoir se rendre disponibles pour d’autres activités à la fois plus proches de l’aspect médical qu’elles apprécient dans leur profession (contention des animaux, soins, assistance du vétérinaire en chirurgie, etc...) ou d’autres plus chronophages mais nécessaires au bon déroulement de la vie de la structure (gestion des stocks, gestion des réseaux sociaux, du site web de la clinique, opérations de relances de médecine préventive, etc…). 

  • Une augmentation de l’activité de votre structure 

L’utilisation d’une solution de prise de rendez-vous en ligne augmentera la visibilité en ligne de la clinique et ainsi l’attractivité de votre structure.  

En proposant ce service sur votre page Google, vos réseaux sociaux ou encore votre site web, vous augmentez de manière significative votre présence numérique en vous rendant disponible auprès de nouveaux propriétaires à la recherche d’une clinique vétérinaire. L’augmentation du nombre de nouveaux clients s’élève en moyenne à 17%, par rapport à l’année précédente3.  

90% des propriétaires qui cherchent un vétérinaire lancent une recherche sur Google et les 5 premiers résultats Google représentent 67,6% des clics.  

Lors du choix de votre solution de prise de rendez-vous en ligne, privilégiez celle qui vous fera bénéficier gratuitement d'un référencement naturel afin de vous démarquer des autres cliniques et apparaître dans les premiers résultats des moteurs de recherche les plus communs. 

  • Une diminution des rendez-vous non-honorés 

Chaque rendez-vous pris en ligne bénéficie d’un rappel par SMS ou par mail. Cette fonctionnalité a pour avantage de diminuer le taux de rendez-vous non-honorés par les propriétaires. À titre de comparaison, les professionnels de médecine humaine ont vu leur taux de rendez-vous non-honorés diminuer de 10% après la mise en place de ce service4

  • Une meilleure gestion de votre planning 

Passer à une solution de rendez-vous en ligne pour votre structure ne signifie pas donner les clés de votre planning à vos clients.  

Vous restez pleinement maître de votre journée de travail puisque vous décidez : 

- Du type de prestations que vous souhaitez rendre disponible à la prise de rendez-vous en ligne, 

- Des horaires que vous souhaitez ouvrir pour le rendez-vous en ligne. 

Nous vous proposons même, si vous le souhaitez, de pouvoir dialoguer avec le propriétaire qui demande un rendez-vous, via un tchat intégré sur la page de votre compte clinique, avant de valider ou non cette demande. 

Grâce à la synchronisation de votre agenda de prise de rendez-vous en ligne avec celui de votre logiciel métier, vous pouvez très simplement utiliser plusieurs solutions de rendez-vous en ligne sans risque d’incompatibilité. 

De plus, cette synchronisation automatique avec votre logiciel métier vous permet d’avoir un planning toujours juste et précis, en temps réel, en évitant les doublons de rendez-vous ou les rendez-vous non-renseignés. 

  • Une image moderne et connectée de votre structure 

Il est important de réaliser que proposer un service de rendez-vous ligne et, ainsi, vous rendre disponible 24h/24 et 7j/7 pour la réservation de rendez-vous, donnera de votre structure une image moderne, professionnelle et rassurante à votre clientèle. 

De plus, les néo-propriétaires, ayant acquis un animal pour la première fois et recherchant un vétérinaire, sont désormais tous digitalisés (95% des personnes de moins de 40 ans utilisent Internet quotidiennement) et la recommandation humaine n’est désormais plus la source n°1 pour se tourner vers un service2. Les néo-propriétaires seront nettement plus influencés par la présence numérique de votre structure. 

  • Une attractivité pour de futurs collaborateurs 

Une meilleure visibilité et accessibilité en ligne n’a pas pour unique conséquence d’augmenter votre attractivité auprès des propriétaires d’animaux. C’est également le cas pour vos confrères et consœurs, à la recherche d’un emploi. 

En augmentant votre présence numérique, vous augmentez considérablement vos chances de vous démarquer en termes de recrutement vétérinaire. En effet, 97% des futurs collaborateurs vérifient la présence numérique de la structure dans laquelle ils postulent5 et 65% des étudiants vétérinaires se disent influencés par la réputation en ligne d’une clinique en cas de recherche d’un stage ou d’un futur emploi4

3. Comment choisir votre solution de prise de rendez-vous en ligne ? 

Passer à une solution de prise de rendez-vous en ligne est l’assurance : 

  • D’un parcours client bien initié,  
  • D’un planning bien maîtrisé, 
  • D’une économie de temps pour le propriétaire, le vétérinaire et le personnel de la structure vétérinaire. 

Lors du choix de votre solution de prise de rendez-vous en ligne, voici quelques astuces qui pourraient optimiser votre expérience et celle de vos clients : 

  • Optez pour une solution ergonomique rendant la prise en main facile pour tous les intervenants, 
  • Privilégiez une solution sans téléchargement d’application ou de logiciel qui aura plus de probabilités d’être utilisée par vos clients, 
  • Vérifiez les conditions d’engagement ainsi que les frais mensuels relatifs à l’inscription, certaines sont plus avantageuses que d’autres, 
  • Recherchez une solution offrant à la fois un service de prise de rendez-vous en ligne mais également un panel de services numériques permettant d’améliorer la relation client et la présence digitale de votre clinique en ligne. Parmi ces services on peut citer la téléconsultation, le tchat pour fluidifier et valoriser les échanges avec vos clients, la téléexpertise, etc... 

 

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